Wer als Außendienstmitarbeiter/in tätig ist und Freude an seiner Arbeit hat, kann einige wunderbare Regionen und Menschen kennenlernen. Zunächst einmal klingt das wirklich toll und vielversprechend, in der Realität ist die Außendiensttätigkeit jedoch mühevolle Arbeit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auch in schwierigen Phasen weiterhin gut „da draußen“ abschneiden.
Im Außendienst ist ein normaler Arbeitstag von acht Stunden mit pünktlichem Feierabend nahezu nicht existent. Die Kunden bestimmen den Tagesablauf. Letzten Endes ist der Kunde König und wenn er erst um 20 Uhr Zeit für einen Termin hat, findet das Treffen eben bei einem Abendessen statt.
Vertriebserfolge im Außendienst setzen also neben einem guten Gefühl für das eigene Zeitmanagement ebenso Flexibilität und eine hohe Reisebereitschaft voraus.
Vorbereitung:
Da Sie im Außendienst meist nicht viel Zeit haben, sollten Sie insbesondere die Zeit ohne Termine dazu nutzen, sich genau auf diese vorzubereiten. Je gewissenhafter und detaillierter Sie dies tun, desto einfacher wird das Gespräch mit dem Kunden für Sie.
Wenn Sie neben dem aktuellen Thema, das besprochen werden soll, auch einige weitere Informationen über den Kunden haben, verläuft das Gespräch wie von selbst. Die Vorbereitung wird jedoch dadurch erschwert, dass kein Schreibtisch zur Verfügung steht und Sie im Auto mit mobilem Datennetz arbeiten müssen. Richten Sie diesen „Arbeitsplatz“ so gut wie möglich nach Ihren Bedürfnissen für Ihre erfolgreiches Arbeit im Außendienst ein.
Routen effektiv planen:
Natürlich bestimmt die Richtung oft schon einen großen Teil davon, welche Kunden Sie aufsuchen werden. Wenn Sie diese Woche nach Süddeutschland fahren, kommt der Kunde aus Norddeutschland natürlich erst bei der nächsten dran.
Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Fahrt alles Notwendige: In welcher Stadt treffe ich welchen Kunden? Welches Hotel befindet sich in der Nähe und verhindert, dass ich vor Ort unnötig herumfahren muss? Unbedingt sollten Sie auch einen Zeitpuffer einplanen, da es ungewiss ist, ob Sie durch einen Unfall oder ein Verkehrschaos in einen Stau geraten. Das kostet äußerst wertvolle Zeit, und es gibt nichts Schlimmeres, als den Kundentermin kurz vor dessen Stattfinden erneut absagen zu müssen.
Persönliche Motivation einbauen:
Selbst wenn Sie mit Ihrer Arbeit im Außendienst glücklich und zufrieden sind: Das viele Unterwegssein kann durchaus belastend wirken. Gerade die Psyche leidet im Hotel abends manchmal. Die Trennung betrifft die Frau, die Familie, die Kinder oder auch Freunde. Es kann einen schon sehr mitnehmen, manchmal ist es einfach nicht möglich, vor Ort zu sein, da das Millionenprojekt nun mal in einer anderen Stadt wartet.
Schaffen Sie einen Ausgleich, indem Sie ausreichend Zeit für Ihre Kontakte in der Heimat einplanen. Um sich wieder auf Ihre Vertriebsarbeit konzentrieren zu können, genügt manchmal auch schon die Stimme eines netten Menschen am Telefon.
Auch Ruhepausen sind von großer Bedeutung – niemand kann den ganzen Tag Auto fahren und Termine abarbeiten, um danach noch alles auf- und nachzubereiten. Sorgen Sie dafür, dass Sie trotz aller Hektik und Ihres Bestrebens nach Pünktlichkeit genügend Zeit für sich selbst finden, um sich auszuruhen und zu regenerieren.
Innendienst Kontakt:
Auch der regelmäßige Kontakt zum Innendienst ist besonders wichtig.
Vor Ort im Büro nehmen die Kollegen Dinge in der Regel viel schneller und effektiver wahr als Sie. Es ist also unbedingt notwendig, dass Sie sich dort Informationen beschaffen, selbst wenn diese nicht direkt für Sie relevant sind.
Selbstverständlich sind wichtige Einzelheiten zu den jeweiligen Kundenterminen unerlässlich, wenn Sie sich gerade auf dem Weg dorthin befinden.
Nachbearbeitung:
Die Nachbereitung des Kundentermins ist genauso wichtig wie eine optimale Vorbereitung darauf. Zusätzlich zu Ihren persönlichen Notizen ist es auch wichtig, dass Informationen im Unternehmen zirkulieren. Essentielle Nachrichten, wie etwa der Wunsch nach einem Vertrag oder der Bitte um weitere Unterlagen, sollten so rasch wie möglich der zuständigen Fachabteilung übermittelt werden. Schieben Sie nichts hinaus – so können Sie die Aufgaben aus dem Kopf bekommen und sich auf den nächsten Termin konzentrieren.
Eine Aufbereitung am selben Abend ist besonders wichtig, wenn Sie an einem Tag viele Termine hatten. Am Ende der Woche müssen Sie schließlich noch wissen, was genau am Montag besprochen wurde.
Wenn Schreiben für Sie nicht in Frage kommt, können Sie ein Diktiergerät nutzen, um das Zusammengefasste festzuhalten. Es kann auch während der Fahrt zum Hotel im Auto geschehen und erfordert daher keine zusätzliche Zeit.
Neukundenakquise:
Wenn Sie einen Lead erhalten haben, der regional und thematisch zu Ihrer nächsten Tour im Außendienst passt, nehmen Sie doch einfach Kontakt auf. Wenn Sie pro Tour einen Neukunden kennenlernen, haben Sie schon wirklich gute Neukundenakquise betrieben.
Lernen Sie sich unverbindlich kennen, auch wenn das Gespräch nicht sofort zu einem Abschluss führen sollte.